Эффективное делегирование – как начать?

Как много говорится о делегировании, но все равно это мало способствует внедрению этого навыка, как стратегической управленческой компетенции, в ежедневное пользование. Ох, как же в свое время, было сделано много ошибок именно из-за недоверия и невозможности поручить кому-то выполнять важные задачи. Чаще всего, мы говорим: «Зачем давать кому-то выполнять что-то, что мы сами можем отлично и быстро сделать? Долго объяснять, потом следить, потом еще обязательно исправлять ошибки! Я все могу сам, в срок, четко и качественно!» Знакомо? Признавайтесь, кто так думает? Обычно после этого следует череда полуночных посиделок в офисе, так как необходимо все сделать, доработать, закончить. Страх делегирования – это самая печальная ошибка управленцев. Боясь передать кому-то часть задач, они обрекают себя на работу в постоянном форс-мажоре и жестком дефиците времени, а их сотрудники наслаждаются праздными часами в офисе и уходят с работы вовремя. Такого руководителя очень любят, но исключительно используя его, как рабочую лошадку. Что делать, чтобы начать делегировать и включить в работу весь департамент? Как доверить сотрудникам выполнение задач? Обо всем этом читайте ниже. Для начала давайте рассмотрим определение этого важного навыка.

Делегирование – это процесс передачи части задач и функций от руководителя к его сотрудникам, для достижения выполнения поставленных целей перед отделом или департаментом. Применяется для оптимизации времени выполнения задач и распределения рабочих ресурсов. Часто делегирование = доверие. Только делегируя задачи своим подопечным, руководитель может направить все свое внимание и силы на стратегические вопросы управления.

С чего начать делегировать? Во-первых, осознать, что это жизненно необходимо и обратного хода нет. Во-вторых, для ваших сотрудников делегирование задач должно ощущаться как подарок, а не что-то, что вызывает долгие мучения и вытекает в очередной бессмысленный проект. Человек, получив задание, должен быть в предвкушении выполнения задачи, и конечная цель должна вызывать позитивные эмоции:

«Как многому я научился, выполняя эту задачу!»
«Спасибо за доверие этого важного задания!»
«Очень круто ощущать, что я смог это сделать!»
«Я чувствую свой профессиональный рост!»
«Теперь я способен на многое и хочу еще!»
«Похвала и признание моего участия в проекте, для меня бесценны!»

Ошибкой является, когда в процессе делегирования или по выполнению задачи сотрудник находится во власти демотивационных мыслей:
«Зачем босс просит меня что-то делать, а потом преследует меня по пятам и постоянно спрашивает о процессе?»
«Ок, я это сделаю, но босс снова воспримет это как должное и припишет все заслуги себе!»
«Никогда ничего хорошего не услышать, только приказы и никакого поощрения!»
«Прекрасно, босс опять перевалил на нас всю работу. Для чего он вообще тут сидит?»

Превратить делегирование в реальную награду для сотрудника очень просто, нужно лишь учитывать его индивидуальные особенности, потребности и мотивацию. А верх мастерства, давать задания сопоставимые с типом личности подопечного. Расскажу простой пример. Когда-то я работала в офисе. В компании, к тому времени, почти все прошли семинар по Модели Процесса Коммуникации и знали к какому типу личности относимся, так же как и наши руководители. Кто-то из них пользовался полученными знаниями, а кто-то, к сожалению, нет. У нас в отделе были сотрудники обладатели разных жизненных энергий, а мой ведущий тип личности Деятель. Руководитель нашего департамента пытался все время «замотивировать» нас на выполнение разных задач и звучало это так: «Лина! Сегодня у меня будет прекрасное задание для тебя, которое поможет узнать много интересного и развить новые компетенции! Сделай анализ рекламных акций всех конкурентов за последний квартал. Проанализируй, выпиши все скидки, проценты, сопоставь это с нашими условиями, занеси в табличку Excel и вышли мне.» Мои мысли после получения этого задания были такими: «Почему я?! У нас есть прекрасные коллеги с типом личности Логик – это для них задание! Я умру, ковыряясь в этих цифрах и Excel!» И реально, выполняя это задание, моя мотивация ушла в отрицательные значения и невозможно описать весть негатив и ненависть к работе в тот момент. В то же время, мои коллеги типа личности Логик, также «умирали» производя застройку выставочного стенда. Не спроста этот пример такой эмоциональный – учитывать индивидуальные особенности и мотивации сотрудников при делегировании необходимо, просто для сохранения работоспособности отдела и положительной рабочей атмосферы и мотивации.

Этапы делегирования просты и содержат всего лишь шесть пунктов, которые последовательно идут один за другим. Выполняя все, согласно приведенной последовательности, вы в совершенстве овладеете данной компетенцией. Итак:

Определитесь с тем, что вам нужно делегировать. Сформулируйте задачу конкретно, ясно и определите временные рамки. Сначала формулируем задачу для себя, уточнив все необходимые моменты, только потом будем передавать сотруднику. Здесь для максимальной четкости и эффективности вам поможет технология SMART. Если вам сложно доверять, а делегирование — это вопрос доверия, для начала поставьте перед сотрудником какую-то простую, маленькую задачку.
Выберите исполнителя. Для того чтобы задача выполнялась с энтузиазмом и была наградой для сотрудника, учитывайте его мотивации, а в идеале тип личности. Также необходимо проанализировать профессиональные навыки и опыт исполнителя. Если опыта недостаточно, подумайте, сможет ли ваш подопечный быстро обучиться необходимому и сразу использовать полученные знания.
Поручение и проверка понимания. Пригласите к себе сотрудника. Поставьте ему задачу, дайте возможность задать интересующие его вопросы и обязательно проверьте понимание того, что от него требуется. Попросите его проговорить основную цель, к которой ведет данное задание. Вам необходимо знать, что у него есть 100% понимание того, что вы от него хотите.
Поддержка и ответы на вопросы. Донесите до исполнителя, что в процессе выполнения он может задать любые вопросы и вы с радостью на них ответите. По необходимости установите промежуточные точки контроля и согласуйте их с сотрудником. И самое главное - не стойте над душой! Доверьтесь и дайте свободу действий. По мере правильного выполнения этапов хвалите сотрудника, при ошибках своевременно корректируйте и направляйте, но не доминируйте!
Ни шагу назад! Проблемы возникают и никто не идеален. Если и вы понимаете, что ваш подопечный буксует в каких-то вопросах и у вас возникает естественное желание отстранить его и все завершить самому – этого делать не стоит! Если вы это сделаете, во-первых, вы никогда не сможете делегировать, во-вторых, демотивируете сотрудника. Садитесь и помогайте, стимулируйте его на верное решение. Первый раз это может быть так, зато в последствии, он все сможет делать сам.
Обратная связь. Давайте обратную связь своевременно и в процессе, для этого у нас проставлены реперные точки контроля. Применяйте технику Обратной Связи Высокого Качества (ОСВК). Мы много писали про правила выдачи обратной связи, это обширный вопрос, для его изучения обратитесь к нашим ранним статьям.

Соблюдая всю последовательность делегирования, вам будет очень просто начать практиковать данный навык и в скором времени, он будет отточен до автоматизма.

А в заключении, хочется сказать только одно, что успешный руководитель, это тот, кто в первую очередь обладает компетенцией делегирования и делает это грамотно. Запомните вы делегируете только задачи, а ответственность перед вышестоящим руководством всегда остается на вас. «Мы в ответе за тех, кого приручили» - написал Антуан де Сент-Экзюпери, и это правило также распространяется и на ваших подопечных. Как вы доверите им выполнение какой-либо задачи, так от этого и будет зависеть эффективность работы отдела и ваша репутация как руководителя. Страшно? Именно для того, чтобы не было так страшно, нужно освоить навыки грамотного делегирования делать это с умом, и главное помнить об ответственности на ваших плечах. Учитесь и развивайтесь, а мы поможем вам своими рекомендациями.