Open space – быть или не быть?

Давайте поговорим о таком формате офисного пространства, как open space. Сейчас все знают, что это такое и у каждого есть сложившиеся мнение по данному вопросу. Данный формат планировки рабочего пространства впервые появился в США в 60-х годах прошлого века и получил название open space или офис открытого типа. В течение последующих лет этот формат активно пропагандировался, и на данный момент, open space распространен практически во всем мире, в том числе и у нас. Офисы открытого типа частое явление в нынешних реалиях и работодатели, в подавляющем большинстве случаев, выбирают данные планировочные решения. Плюсов много, как и минусов. Давайте попробуем подробно разобраться во всем и начнём со статистики. В 2019 году Исследовательский институт Генслера провел опрос, согласно которому только 7% респондентов заявили, что прекрасно себя чувствуют в формате open space. 28% опрошенных положительно относятся к данному планировочному решению, но с определенными оговорками, например, когда это необходимо для работы и выполнения определенных задач. Предпочитают отдельный кабинет и никогда не согласятся работать в открытом офисе 40% опрошенных, а 25% хотят работать по старинке, в кабинетах с коллегами по подразделению не более трех-пяти человек. Обращаем ваше внимание, что данное исследование было проведено до пандемии, и возможно сейчас данные могут измениться.

Итак, почему же работодатели все чаще выбирают формат открытой планировки офиса, какие плюсы и выгоды они имеют? Во-первых, конечно, это экономически выгодно, так как не нужно больших затрат на оборудование отдельных кабинетов и т. п., достаточно взять модульную одинаковую мебель и поставить ее в необходимом количестве, перегородки могут быть, а может и нет. Также происходит большая экономия квадратных метров, а это значит, что за аренду платить меньше. Во-вторых, если работа сотрудников сменная или разъездная и они не постоянно находятся в офисе, многофункциональность открытого пространства в том, что любой сотрудник может занимать любое свободное рабочее место. При кабинетной планировке это невозможно, и при отсутствии сотрудника, кабинет просто простаивает. Третье – коммуникации и общение. Когда все коллеги на виду, просто взаимодействовать по рабочим вопросам, не нужно стучать в дверь, подгадывать, когда сотрудник свободен, всех видно и можно общаться, не теряя времени. Следующий большой плюс для руководства – это контроль, менеджер видит всех своих подопечных, то чем они занимаются, насколько вовлечены в рабочий процесс. Также и плюс для самих работников, если менеджер находится с ними в open space, то они воспринимают это как открытость к общению и демократичность руководства, что для некоторых является мотивирующим фактором. Следующий плюс – это прозрачность. Каждый может наблюдать, что его коллеги, так же как и он работают, решают профессиональные вопросы и задачи. Это помогает предотвратить сплетни и слухи о несправедливости в отношении руководства и вознаграждения. Корпоративную культуру выстраивать гораздо проще, все в одном пространстве отмечают праздники, дни рождения и т. п. – это объединяет людей. Ну и самое главное, все друг друга знают, так как все на виду. Несомненно, плюсов много, однако давайте рассматривать обратную сторону.

Минусы офисов открытой планировки. Первый минус появился совсем недавно. После пандемии коронавируса многие владельцы open space стали задумываться о том, что данный формат максимально способствует распространению инфекций. Второй значительный минус – это отсутствие конфиденциальности. Часто для выполнения некоторых работ в HR, финансах, коммерции и бухгалтерии необходима строгая конфиденциальность, которая невозможна в формате открытого офиса. Третье – проблемы с концентрацией, далеко не все могут выполнять какие-либо работы в шумной обстановке. Если коллега на расстоянии в метр, обсуждает что-то по телефону и постоянно вы слышите шум, гул, разговоры, то сконцентрироваться практически невозможно и раздражение нарастает. Также, есть люди по характеру достаточно стеснительные, они чувствуют себя неловко, если кто-то наблюдает за их действиями, часто им приходится работать сверхурочно, чтобы выполнить необходимое без посторонних глаз. А есть отдельная категория кинестетиков, которые очень трепетно относятся к своему пространству и вещам, для них неприемлемо то, что кто-то без спроса, возьмет карандаш или сядет за их стол. Таким людям крайне тяжело в условиях open space. По последним исследованиям, проведенным Гарвардской бизнес-школой, было установлено, что на самом деле, в условиях открытого офиса коммуникации между сотрудниками сократились. Выросло количество электронных сообщений и общения в мессенджерах, что кажется парадоксальным, но это факт. Эксперимент показал, что в «кабинетном» формате сотрудники в среднем общаются 6 часов за 21 день, а в открытом офисе, коммуникации снижаются до 1,7 часа за тот же период времени. При этом производительность также снижается, и на первый план выходит прокрастинация и лишь создание видимости работы - получается, что не все так радужно в open space.

Что можно заключить из всего вышенаписанного, конечно, плюсов много, но минусы также достаточно актуальны. Причем положительные аспекты открытого офиса больше относятся к выгодам работодателей, нежели к удобству сотрудников. Хотя, если данный формат работы, согласно исследованиям, провоцирует снижение производительности и прокрастинацию, такая ли большая выгода для организаций? Экономия на аренде, мебели и ремонте, стоит ли затянутым и неэффективным производственным процессам? А что делать если вы сотрудник и ваша работа прекрасна, одно, но – открытый офис. Попробуем дать некоторые рекомендации. Для начала всё-таки надо разобраться, как сократить до минимума отвлекающие факторы для сотрудников.

По возможности сделать скользящий или свободный график. Для многих, кто любит работать в тишине, создать условия приходить на работу раньше на несколько часов, соответственно и уходить раньше или наоборот, приходить к полудню и засиживаться до позднего вечера. Некоторым это удобно, и также дает возможность поработать в тишине, после того как основная масса сотрудников покинет офис.
Для выполнения серьезных заданий, требующих максимальной концентрации, по желанию сотрудника, разрешить работать удаленно. Работодатель получает выполненный в срок проект, а сотрудник дополнительную мотивацию в виде удаленной работы.
Для подразделений, которым необходима конфиденциальность в решении финансовых, коммерческих или кадровых вопросов, исключительно на пользу организации, сделайте отдельные кабинеты. Формат открытого офиса для подобных структур противопоказан.
Обязательно выделите несколько помещений под переговорные комнаты, где сотрудники смогут приватно пообщаться с клиентами, поставщиками или обсудить важные вопросы по телефону.
Рекомендация для сотрудников. Если вам мешает шум, а сегодня нет возможности поработать удаленно и надо находиться в офисе, воспользуйтесь наушниками и расслабляющей или стимулирующий ваш мозг музыкой.

Формат открытого офиса, не спроста популярен во всем мире и имеет множество плюсов, вопрос в том, как это пространство организованно и учтены ли все аспекты влияющие на эффективность работы. Если все грамотно сделать и спланировать, с мыслями о комфорте ваших сотрудников, воспользоваться нашими советами, то ваш open space будет знаковым и показательным как офис Google или Яндекс.